Calvados : opération giga destockage réussie

Se débarrasser de 100 Go de données sur les serveurs et de 1000 Go sur les boites mails : tel était l'objectif de l'opération « giga destockage » menée dans les services du département du Calvados entre le 21 mars et le 8 avril derniers. 
Durant trois semaines, 450 agents répartis en 28 équipes ont participé au moins trois demi-journées à un ou plusieurs défis : mails, photos, fichiers, arborescence, bonnes pratiques. La mission a été accomplie, puisque ce sont au total plus de 1700 Go qui ont disparu des serveurs. « Soit un an de données », calcule Antoine Lafargue, le DGS du département.

Une équipe pluridisciplinaire
Inspirée du Digital cleanup day, une journée mondiale de sensibilisation à l'empreinte environnementale, l'opération a été montée par une équipe pluridisciplinaire formée dès janvier : une personne des archives, une autre de la communication, un chef de projet informatique, et un chargé de mission modernisation. « Cette équipe a travaillé sur les obligations réglementaires en matière de gestion de la documentation, tout en restant dans une posture la plus communicante possible pour favoriser la compréhension et l'adhésion à la démarche », détaille Antoine Lafargue. 

Bonnes pratiques
Pour le DGS, au-delà des objectifs de suppression de données, la volonté était bien « d'acculturer les agents aux bonnes pratiques numériques ». Autrement dit : qu'ils comprennent l'impact des pièces jointes et la manière dont on peut les limiter, comment bien nommer les fichiers et quand les supprimer, comment mettre en place des règles collectives d'arborescence et de rangement.

Divers supports de communication  
Pour booster la participation au défi, le département a conçu divers supports de communication : des vidéos, un jeu de l'oie, le tout porté par le slogan « Et ton tri t'as pris le pli ? ». Les agents pouvaient aussi suivre l'avancée de la suppression des données en temps réel sur l'Intranet. Une forme ludique qui, pour Antoine Lafargue, a permis aux équipes de s'engager malgré la surcharge de travail. 

Un plaisir collectif ! 
« Un des retours des agents est le plaisir d'avoir eu du temps collectif, de réfléchir sur la manière dont on gère la donnée », se réjouit le DGS. Alors pour lui, pas de doute : l'action sera reconduite l'année prochaine, sous cette forme ou une autre.