« Sécuriser le budget d’une collectivité sans remettre en cause l’accès des enfants à la cantine »

Les impayés représentent-ils aujourd'hui un véritable enjeu pour les collectivités ?

La restauration scolaire est l'un des services qui pèse le plus lourd dans le budget d'une collectivité. Il faut acheter les denrées, préparer ou faire livrer les repas, rémunérer le personnel encadrant, assurer le bon fonctionnement des cuisines… Les collectivités continuent bien sûr d'assumer cette mission de service public, mais elles doivent aujourd'hui composer avec des marges financières beaucoup plus réduites. Dans ce contexte, les impayés représentent un véritable sujet. Selon les territoires, ils peuvent atteindre entre 7 % et 15%, ce qui constitue un manque à gagner important. Les élus cherchent donc des solutions qui permettent de sécuriser leurs recettes tout en respectant leur obligation d'accueillir tous les enfants. En Effet, il faut rappeler un principe essentiel : un enfant ne peut pas être exclu en raison de la situation financière de sa famille au service de restauration scolaire. C'est un droit du Code de l'Education. Notre objectif est donc d'agir en amont, avant que les impayés ne se soient trop importants.

Comment concilier cette sécurisation financière avec l'accès de tous les enfants au service public ?

Il ne s’agit absolument pas d’empêcher un enfant de déjeuner à la cantine quelle que soit sa situation familiale. Lorsqu'un repas n'a pas été réservé ou payé, si un enfant se présente, la collectivité l'accueillera. La question est différente : comment éviter que les factures impayées ne s'accumulent au fil des mois ? Pendant longtemps, le fonctionnement reposait sur le fameux ticket de cantine acheté à l'avance. Avec la dématérialisation, les familles ont pris l'habitude de réserver les repas en ligne puis de régler leur facture ultérieurement. Malheureusement, beaucoup oublient de payer ou repoussent cette démarche. Les collectivités souhaitent retrouver les avantages du prépaiement, tout en conservant la simplicité des outils numériques.

Berger-Levrault propose un paiement au moment de la réservation. En quoi cette évolution change-t-elle améliore-t-elle la gestion des collectivités ?

Jusqu'à présent, un parent pouvait réserver les repas de son enfant sans effectuer immédiatement le règlement. La réservation était enregistrée et le repas commandé, même si le paiement n'intervenait jamais. Avec cette nouvelle fonctionnalité, la logique change complètement. La réservation n'est validée qu'après le paiement. Pour les collectivités, c'est un changement majeur. Elles savent immédiatement quels repas seront effectivement consommés et quels encaissements sont sécurisés. Elles limitent ainsi les relances administratives, les procédures de recouvrement et les impayés. Ce fonctionnement reste extrêmement simple pour les familles puisqu'il est intégré directement au portail famille. Réserver et payer deviennent une seule et même démarche.

Peut-on dire que cette solution permet davantage de prévenir les impayés que de les gérer ?

En réalité, nous avons identifié trois grandes catégories d'impayés. La première correspond aux oublis. Beaucoup de parents réservent les repas, reçoivent une facture... puis oublient simplement de la régler. Cette situation génère ensuite des relances administratives alors qu'il ne s'agit pas de mauvaise volonté. Avec le paiement à la réservation, cette catégorie disparaît pratiquement puisque le règlement intervient immédiatement. La deuxième concerne les familles en difficulté financière. Là encore, notre solution ne les pénalise pas. Les collectivités peuvent intégrer directement dans le logiciel les aides attribuées par leur CCAS ou par d'autres dispositifs sociaux. Si une commune prend en charge une partie du coût du repas, seule la somme restant à la charge de la famille est demandée. Enfin, il existe une troisième catégorie : pour les personnes qui refusent tout simplement de payer, il n’existe pas de solution miracle, mais au moins les dettes cessent de s'accumuler.

Au-delà de la question financière, quels bénéfices les collectivités peuvent-elles attendre ?

Il y a un bénéfice organisationnel très important. Les collectivités connaissent précisément le nombre de repas à préparer ou d'enfants attendus aux activités périscolaires. Cela facilite l'organisation des équipes, la gestion des commandes alimentaires et limite le gaspillage. Mais il y a aussi un avantage pour les familles. Jusqu'à présent, certaines communes demandaient aux parents de réserver l'ensemble du mois, voire davantage. Avec le paiement à la réservation, chacun peut adapter ses réservations à ses besoins réels. Prenons le cas d'une famille dont les revenus varient d'une semaine à l'autre, parce qu'un parent travaille en intérim par exemple. Elle peut réserver uniquement trois repas cette semaine, puis trois autres la semaine suivante si sa situation évolue. Elle ne se retrouve plus confrontée à une facture importante en début de mois. Cette souplesse répond beaucoup mieux à la réalité des familles d'aujourd'hui.

Les attentes des parents évoluent également. Les collectivités doivent-elles adapter leurs services numériques ?

Les familles utilisent aujourd'hui quotidiennement des services numériques très simples pour réserver un train, acheter une place de cinéma ou commander un repas. Elles attendent naturellement le même niveau de simplicité lorsqu'elles interagissent avec leur collectivité. Le portail famille devient progressivement un véritable espace de services. Les parents y effectuent leurs réservations, leurs paiements, consultent les informations concernant leurs enfants ou mettent à jour leurs dossiers administratifs. Cette évolution améliore la qualité du service rendu tout en réduisant les tâches administratives des agents.
Votre solution BL.enfance ne se limite pas au paiement. Elle accompagne également les collectivités dans le suivi quotidien des enfants...
C'est un aspect essentiel de notre métier. Le paiement n'est finalement qu'une petite partie de notre solution SaaS BL.enfance. Nous accompagnons les collectivités dans la gestion quotidienne des enfants, depuis la cantine jusqu'au périscolaire ou aux centres de loisirs. Grâce aux tablettes de pointage, les animateurs savent précisément quels enfants sont présents, à quelle heure ils sont arrivés ou repartis, qui est autorisé à venir les chercher ou si un enfant peut rentrer seul à son domicile. Ces informations sont essentielles en matière de responsabilité. Elles permettent également d'automatiser les déclarations destinées à la CAF pour les accueils périscolaires, tout en sécurisant le suivi des enfants. Au fond, notre ambition est simple : permettre aux collectivités de consacrer davantage de temps aux enfants et moins de temps aux tâches administratives.

Dans un contexte budgétaire tendu, les outils numériques peuvent-ils contribuer à préserver la qualité du service public ?

Les collectivités sont confrontées à une double exigence : maîtriser leurs dépenses tout en maintenant un haut niveau de service. Le numérique n'a pas vocation à remplacer les agents. Il doit leur permettre de gagner du temps, de fiabiliser les procédures et de réduire les tâches répétitives. En simplifiant les démarches des familles, en limitant les impayés et en améliorant le suivi des enfants, nous apportons des réponses très concrètes aux préoccupations des élus. Finalement il ne s'agit pas seulement d'une innovation technique mais d'une solution logicielle au service d'une gestion plus efficace, plus sereine et plus adaptée aux attentes des collectivités comme des familles.